Dernière mise à jour: 05-2026
Votre confidentialité est importante pour nous. Cette politique explique comment nous collectons, utilisons et protégeons vos renseignements personnels.
1. Collecte des renseignements
Nous collectons les renseignements personnels suivants dans le cadre de nos services :
- Informations d'identification (nom, adresse courriel, numéro de téléphone)
- Informations professionnelles (organisation, rôle, adresse d'affaires)
- Données de connexion et d'utilisation de la plateforme
- Communications et correspondances avec notre service client
- Informations de paiement (traitées par des tiers sécurisés)
1.5. Communications produit
Dans le cadre de la fonctionnalité de boîte de réception des communications produit, Koveo Gestion traite les catégories de renseignements suivantes :
Les communications créées dans la plateforme sont livrées exclusivement à la boîte de réception intégrée de l'application. Aucun courriel n'est envoyé aux destinataires lors de la création d'une communication — la livraison des communications par courriel n'est pas utilisée pour ce canal (Loi 25, art. 12 ; réf. LAW25-26).
- Communications générales (general_communications) : titre, contenu, indicateur d'urgence (urgency) et date de livraison planifiée (scheduledFor). Ces données sont créées par les administrateurs de l'organisation et sont utilisées pour informer les utilisateurs de la plateforme.
- Télémétrie de lecture par utilisateur (communication_status) : horodatage de lecture (read_at) et horodatage de fermeture (dismissed_at) par utilisateur et par communication. Ces données permettent de suivre l'état de lecture de chaque communication afin d'éviter des notifications répétées.
- Base légale : exécution du contrat de service (art. 12 Loi 25) et intérêt légitime à assurer la bonne diffusion des communications opérationnelles au sein de la plateforme.
- Conservation : conformément au tableau de conservation de la présente politique, ces données sont conservées 2 ans à compter de la date à laquelle elles ne sont plus nécessaires à la prestation active du service.
2. Utilisation des renseignements
Vos renseignements personnels sont utilisés exclusivement pour :
- Fournir et améliorer nos services de gestion immobilière
- Créer et gérer votre compte utilisateur
- Communiquer avec vous concernant votre compte et nos services
- Assurer la sécurité et l'intégrité de notre plateforme
- Respecter nos obligations légales et réglementaires
3. Partage et divulgation
Nous ne vendons, ne louons, ni ne partageons vos renseignements personnels, sauf dans les cas suivants :
- Avec votre consentement explicite
- Avec nos fournisseurs de services tiers de confiance (hébergement, paiement)
- Lorsque requis par la loi ou par une autorité compétente
- Pour protéger nos droits, notre sécurité ou celle de nos utilisateurs
3.5. Communication hors Québec
Certains renseignements personnels sont traités hors du Québec par nos fournisseurs d'infrastructure infonuagique : (1) Replit, Inc. (hébergement de l'application, serveurs situés aux États-Unis) ; (2) Neon, Inc. (base de données PostgreSQL, hébergée sur AWS us-west-2, Oregon, États-Unis) ; (3) Google Cloud Storage via Replit Object Storage (stockage de fichiers et documents, États-Unis). Conformément à l'article 17 de la Loi 25, une évaluation équivalente à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été réalisée pour chaque transfert.
3.6. Conservation des renseignements
Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités décrites dans cette politique ou tel qu'exigé par la loi applicable. Le tableau suivant présente nos périodes de conservation publiées par catégorie de données. Ces périodes courent à compter de la date à laquelle les renseignements ne sont plus nécessaires à la prestation active du service.
4. Vos droits
Conformément à la Loi 25, vous avez le droit de :
- Accéder à vos renseignements personnels
- Demander la rectification de vos données
- Demander la suppression de vos renseignements
- Retirer votre consentement à tout moment
- Porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information
4.4. Portabilité
Conformément à l'article 27 de la Loi 25, vous avez le droit de recevoir, dans un format technologique couramment utilisé, les renseignements personnels informatisés que vous nous avez communiqués. Vous pouvez également demander que nous les transmettions directement à un autre responsable du traitement, lorsque cela est techniquement possible.
Pour exercer ce droit, adressez une demande écrite à privacy@koveo-gestion.com en indiquant les renseignements visés. Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours suivant sa réception. Si un délai supplémentaire est requis, nous vous en informerons par écrit avec une explication motivée.
4.5. Désindexation
Conformément à l'article 28.1 de la Loi 25, vous avez le droit de demander la désindexation, la suppression ou la cessation de la diffusion de renseignements personnels vous concernant lorsque leur diffusion contrevient à la loi ou à une décision judiciaire, ou lorsque ces renseignements ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été collectés.
Pour exercer ce droit, adressez une demande écrite à privacy@koveo-gestion.com en précisant les renseignements visés et les motifs de votre demande. Nous répondrons dans un délai de 30 jours suivant la réception de votre demande. Si un délai supplémentaire est requis, nous vous en informerons par écrit avec une explication motivée.
4.6. Décisions automatisées
Conformément à la Loi 25, article 12.1, nous divulguons que certaines fonctionnalités de la plateforme Koveo Gestion utilisent un traitement automatisé pour analyser des documents et assister la prise de décisions en matière de gestion de données. Nous décrivons chaque fonctionnalité ci-dessous — incluant les données traitées, ce que le système produit, et si le résultat est consultatif ou contraignant sur l'état d'un enregistrement.
Analyse de document (analyze_document)
- Données traitées : un fichier document récupéré depuis le stockage objet sécurisé, ainsi qu'un indice facultatif de type de document fourni par l'administrateur.
- Résultat : un blob d'analyse JSON structuré (champs extraits, suggestion de catégorie ou résumé) retourné à l'administrateur ou à l'assistant IA appelant.
- Nature : consultatif seulement. L'outil n'écrit aucun résultat dans la base de données ; aucune décision n'est automatiquement appliquée à un enregistrement.
- Révision humaine : un administrateur humain doit examiner le résultat et décider si et comment y donner suite. Aucune décision entièrement automatisée à l'égard d'une personne n'est prise sans qu'un réviseur humain soit impliqué.
Analyse d'importation en lot (analyze_bulk_import_item)
- Données traitées : un fichier d'import mis en attente (nom du document, type MIME, contenu du fichier) ainsi que le contexte des fichiers frères dans la même session d'importation.
- Résultat : des décisions dérivées de l'IA écrites dans l'enregistrement de l'élément d'import (résultat du filtrage, décision de tri, affectation de branche, identification du document, suggestion de liaison) et une mise à jour du statut de la ligne d'import.
- Nature : contraignant sur l'état de la ligne d'import. L'IA fait progresser la ligne dans le pipeline d'importation ; cependant, l'interface de l'assistant d'importation en lot est la surface obligatoire de révision humaine où un administrateur doit valider, ajuster ou rejeter chaque décision générée par l'IA avant qu'un document soit définitivement intégré au système.
- Révision humaine : aucun document n'est importé de façon permanente sans l'approbation explicite d'un administrateur dans l'interface de l'assistant. Aucune décision entièrement automatisée à l'égard d'une personne n'est prise sans qu'un réviseur humain soit impliqué.
Suggestion de liens documentaires (suggest_document_links)
- Données traitées : métadonnées de document (nom, étiquettes, catégorie, dates) pour le document cible et un ensemble de documents candidats dans le même périmètre d'immeuble et de résidence.
- Résultat : une liste classée de liens documentaires candidats avec un score de confiance et une explication pour chaque candidat.
- Nature : consultatif seulement. L'outil ne crée aucun lien ; les suggestions sont présentées à l'administrateur pour examen.
- Révision humaine : un administrateur doit explicitement confirmer un lien suggéré avant qu'il soit enregistré. Aucune décision entièrement automatisée à l'égard d'une personne n'est prise sans qu'un réviseur humain soit impliqué.
Vos recours (Loi 25, art. 12.1)
Relativement à tout traitement automatisé décrit ci-dessus, vous disposez des droits suivants :
- Demander une révision humaine : vous pouvez demander qu'un administrateur humain révise toute décision automatisée ayant affecté vos données.
- Contester la décision : vous pouvez contester toute décision automatisée et demander qu'elle soit corrigée ou annulée.
- Connaître les renseignements personnels utilisés : vous pouvez demander quels renseignements personnels ont été utilisés comme données d'entrée pour une décision automatisée vous concernant.
- Contacter le responsable de la protection des renseignements personnels : écrivez à privacy@koveo-gestion.com pour exercer l'un des droits ci-dessus.
5. Sécurité des données
Nous mettons en place des mesures de sécurité techniques, physiques et administratives appropriées :
- Chiffrement des données en transit et au repos (AES-256)
- Contrôles d'accès stricts et authentification à deux facteurs
- Surveillance continue et audits de sécurité réguliers
- Formation du personnel sur la protection des données
- Sauvegarde sécurisée et plans de récupération
5b. Notifications push web
Koveo Gestion propose des notifications push web pour vous informer de nouvelles communications de votre organisation. Cette fonctionnalité est entièrement optionnelle.
Lorsque vous activez les notifications push, les informations suivantes sont stockées : l'identifiant d'abonnement push émis par votre navigateur (endpoint), les clés de chiffrement associées (p256dh, auth), et l'horodatage de dernière utilisation. Ces données permettent uniquement d'acheminer les notifications et ne sont jamais partagées avec des tiers.
Vous pouvez révoquer votre abonnement à tout moment depuis la page /settings/notifications ou via les paramètres de notifications de votre navigateur. La révocation supprime immédiatement votre abonnement de nos serveurs.
6. Nous contacter
Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou pour exercer vos droits, contactez-nous :
Koveo Gestion
Courriel : privacy@koveo-gestion.com
Responsable de la protection des renseignements personnels